Jaarverslag
2023
Voorwoord
Beste lezer,
Op de derde dinsdag van september in 2023 benoemde koning Willem-Alexander in de troonrede, waarschijnlijk voor het eerst, het belang van bibliotheken voor onze samenleving. Hij verwoordde het zo: “Ook wil het kabinet de openbare bibliotheek op zoveel mogelijk plaatsen terugbrengen, als plek waar mensen kunnen lezen, leren en elkaar ontmoeten.” Het geeft eens te meer aan dat ook door de overheid erkend wordt dat bibliotheken een prachtige en belangrijke rol vervullen.
Die erkenning zit niet alleen in woorden maar zeker ook in daden. Een goed vooruitzicht is dat bibliotheken vanaf 2025 structurele financiering vanuit OCW tegemoet kunnen zien. Dit is gekoppeld aan een aanpassing in de Wsob waarin een zorgplicht komt te staan voor een volwaardige, toekomstbestendige bibliotheekvoorziening in elke gemeente. In 2023 waren er regelingen voor extra gelden. Waar nodig ondersteunde Probiblio de bibliotheken bij het doen van de aanvraag. Daarnaast is er ook nog de forse investering die de overheid doet met het Masterplan basisvaardigheden. Dat plan stelt bibliotheken in staat om met veel meer scholen een structurele samenwerking aan te gaan, gericht op leesplezier en leesbevordering. Ook hierin ondersteunde Probiblio afgelopen jaar de bibliotheken bij de uitvoering en de doorontwikkeling.
Eind 2023 was er reden voor een klein feestje. Probiblio werd dit jaar opnieuw gecertificeerd, een proces dat elke vier jaar plaatsvindt. Goed om te ervaren dat al onze stakeholders zich herkenden in hetgeen we gedeeld hebben met de auditoren. We kijken uit naar een nieuw jaar waarin we ons Meerjarenplan 2025-2028 samen met diezelfde stakeholders vorm en inhoud gaan geven. En bovendien is er dan zelfs reden voor een groot feest, we vieren in 2024 namelijk ons 75 jarig jubileum!
Ik wens je als lezer (blijf dat vooral doen, lezen!) veel plezier met dit jaarverslag, waarin collega’s en samenwerkingspartners vertellen wat ze afgelopen jaar samen met Probiblio hebben gerealiseerd. Voor de leesbaarheid beperken we ons tot een aantal hoogtepunten. Wil je meer weten over wat Probiblio allemaal biedt, kijk dan op onze (vernieuwde) website of nodig ons uit, we komen graag langs!
Tot slot spreek ik graag mijn dank uit aan de provincies Noord- en Zuid-Holland die het mogelijk maken dat Probiblio de bibliotheken in Noord- en Zuid-Holland op structurele wijze kan ondersteunen.
Frans Bergfeld
Directeur-bestuurder Probiblio
Vijf opgaven
Vijf opgaven
De samenleving verandert, en daarmee de rol van de bibliotheek. Om de maatschappelijke waarde van de bibliotheek te versterken, werken we samen met de provincies Noord- en Zuid-Holland aan vijf grote opgaven. Voor dit jaarverslag selecteerden we per opgave een aantal bijzondere projecten en gebeurtenissen die we graag extra uitlichten. Met elkaar geven ze je een beeld van de breedte van onze dienstverlening.
Opgave 1: Geletterdheid
Taal versterkt je positie in de samenleving.
Bibliotheken doen hun uiterste best om mensen de Nederlandse taal bij te brengen of hun lees- en schrijfvaardigheden te verbeteren. Dat gebeurt vaak op de locaties zelf, maar ook op scholen. Om kinderen en volwassen aan het lezen te krijgen en zich erin te bekwamen, ondersteunt Probiblio de bibliotheken op diverse terreinen.
Alle bibliotheken werken met de Bibliotheek op school
In 2023 behaalden we een grote mijlpaal: elke bibliotheek in onze provincies doet mee met de Bibliotheek op school (dBos). Hét landelijke programma waarbij bibliotheken intensief met scholen gaan samenwerken om lezen te verbeteren.
Alle bibliotheken in Noord- en Zuid-Holland maakten in 2023 gebruik van de nieuwe Impulsregeling Masterplan Basisvaardigheden, bedoeld om kwalitatief een nieuwe dBos-locatie op te starten en daarna langdurig samen te werken. Adviseur educatie Dia Wesseling: “We hebben de wind mee. De politiek ziet in dat de bibliotheek van grote waarde is. Op elke school moet een bibliotheek komen en dBos is daarbij de aangewezen aanpak om de samenwerking in te vullen. De educatie-afdeling van de bibliotheek is echt de gelijkwaardige partner voor het onderwijs geworden met al hun expertise. Als bibliotheek moet je nu laten zien dat je hiervan bent.”
Opstarten
Deze boodschap is door elke bibliotheek opgepakt. “De Bibliotheek op school liep in 2023 als een trein, ook de laatste bibliotheken sloten aan,” vertelt Dia. “Maar liefst de helft van alle bibliotheekmanagers educatie was nieuw. We hebben daar een aparte groep van gemaakt met de focus op het opstarten. Er waren bijvoorbeeld veel vragen over hoe je de financiering goed regelt. Als netwerkpartner konden wij hierbij de kennis en ervaring van andere bibliotheken delen, zodat we van elkaar leren.”
Wederkerig samenwerken
In het nieuwe jaar is het plan om te verdiepen en bestendigen. Dia Wesseling: “Vanuit Probiblio zetten we in op een langdurige samenwerking en de inzet van alle zeven dBos-bouwstenen. dBos is niet alleen een kast met nieuwe boeken. Juist de expertise van de bibliotheek zorgt ervoor dat deze aanpak goed werkt. We zetten in op de leerkracht en niet op de leerling, want als de leerkracht goed toegerust is, kan dit een heel jaar lang worden overgebracht op de leerlingen. We starten in 2024 met een leerteam, waarmee we in breed verband onderzoeken hoe we kinderen zo effectief mogelijk goed en diep leren lezen – en hoe je dat proces inricht. Het draait om wederkerig samenwerken, we gaan echt samen op pad en verder verdiepen.”
Meer weten?
Neem contact op met Dia Wesseling
Training frontoffice
Er gebeurt zoveel in de bibliotheek! Om ook frontofficemedewerkers daar goed over te informeren, organiseerde Probiblio in 2023 de leergang Publieksservice en de educatieve maatschappelijke bibliotheek. Een deelnemer: “Ik kan klanten nu beter helpen en doorverwijzen!”
De ontwikkelingen op het gebied van de maatschappelijk-educatieve bibliotheek hebben de afgelopen jaren een enorme vlucht genomen. De bibliotheek wordt steeds meer onderdeel van een netwerk dat mensen helpt om zich verder te ontwikkelen, op het gebied van basisvaardigheden voor jong en oud. Medewerkers in de publieksservice zijn het gezicht van de bibliotheek en voor klanten het eerste aanspreekpunt wanneer zij nog niet bekend zijn met de brede dienstverlening. Essentieel dus dat zij goed op de hoogte zijn van wat er allemaal speelt, bij welke collega’s ze voor vragen over specialismes terecht kunnen en hoe een en ander zich tot elkaar verhoudt.
Leeromgeving
De leergang bestaat uit een online leeromgeving en 5 fysieke bijeenkomsten waar lokale specialisten actief een bijdrage aan leveren. Hierdoor weten deelnemers precies hoe landelijke programma’s in hun bibliotheek vorm en inhoud krijgen.
“Het traject heeft veel toegevoegd aan de onderlinge samenwerking.”
- deelnemer aan de leergang, Bibliotheek Zoetermeer
“Bij het Taalhuis merken wij al het verschil. We krijgen meer mensen naar ons doorgestuurd vanuit de frontoffice.”
- specialist, Bibliotheek Zoetermeer
Enthousiasme
Adviseur educatie van Probiblio, Iris Coster leidde de leergang. “Vooral het enthousiasme van de frontofficemedewerkers is mij bijgebleven. De opgedane kennis werd meteen in de praktijk gebruikt en dat effect merkten de inhoudelijk specialisten.”
“In 2024 bieden we deze leergang hopelijk in het najaar weer aan. We hopen dat wat technische fouten in de online leeromgeving dan zijn verholpen, zodat ook een nieuwe groep cursisten vlot van start kan.”
Meer weten?
Neem contact op met Iris Coster
Opgave 2: Meedoen met de maatschappij
De bibliotheek is een plek voor iedereen.
De bibliotheek is een plek voor iedereen. Voor mensen die lekker willen lezen. Voor mensen die hun basisvaardigheden willen ontwikkelen. Voor mensen die hun kennis willen vergroten. En voor mensen die hun talenten willen ontplooien. Persoonlijke ontwikkeling, participatie en zelfredzaamheid zijn zo belangrijk. Probiblio helpt bibliotheken om deze thema’s goed te belichten en uit te werken.
“Van dromen naar doel is doen”
Probiblio ondersteunt bibliotheken al een aantal jaar bij de transitie naar een community library. Naast het adviestraject aan MT-leden, wilde Probiblio in 2023 bibliotheken ook praktische handvatten bieden, want hoe zet je als bibliotheek nu daadwerkelijk die eerste stap in het werken als community library?
Probiblio heeft samen met Quardin en Bibliotheek Gouda de handen ineengeslagen om een 8-wekelijks traject aan te bieden aan jongeren in de leeftijd van 14 tot 21 jaar. Hierin werkte de groep aan hun persoonlijke ontwikkeling. Probiblio bood hierin ondersteuning, deed het projectmanagement en was verantwoordelijk voor een soepele samenwerking tussen de bibliotheek en Quardin.
Dromen
De jongeren leerden tijdens de masterclass ‘Van dromen naar doel is doen’ wat hun drijfveren, passies en talenten zijn en hoe ze de eerste stap kunnen zetten om hun droom te bereiken. Zo was één van de jongeren een begenadigd illustrator en wilde een ander een eigen bedrijf starten. Weer een ander hield erg van voetbal. Veel van hen waren NT2’ers en kwamen onder andere uit Oekraïne, Eritrea en Zuid-Afrika.
Onder begeleiding van een jongerencoach van Quardin stelden de jongeren zich steeds kwetsbaarder op in de groep. Tijdens de afsluitende bijeenkomst presenteerden de jongeren door zelfgemaakte posters wat ze geleerd hebben en welke volgende stap ze wilden zetten om hun droom te bereiken.
Persoonlijke groei
Sander Slegtenhorst, werkzaam bij Quardin: “Het blijft elke keer bijzonder om te zien hoe cultuur bijdraagt aan de persoonlijke groei van jongeren, die het soms niet altijd even makkelijk hebben gehad. Van Denys die op zoek gaat naar een opleiding tot kok, tot Louise die goudsmid wil worden. Of Marek die dankzij het traject nieuwe vrienden heeft gemaakt en Asad die beter Nederlands heeft kunnen leren.”
Bibliotheek Gouda greep deze mooie kans om op het gebied van programmering met jongeren aan de slag te gaan. Het was heel waardevol om deze (doel)groep in huis te hebben die normaal gesproken niet vanzelfsprekend in de bibliotheek komt. Daarnaast was er ook een interne kick-off bij de bibliotheek waar medewerkers van verschillende afdelingen (zoals frontoffice en MT) bij aanwezig waren, goed voor de samenwerking! Kortom, het was voor de bieb een mooie gelegenheid om op een positieve manier jongeren te betrekken bij hun dienstverlening die, gezien de doelgroep, vooral bij frontoffice medewerkers, als lastig (bereikbaar) wordt gezien.
Team Programmering heeft gekozen om in 2024 een residentietraject aan te bieden aan bibliotheken waar Probiblio in house programmamakers adviseert en ondersteunt op thema’s als community building.
Meer weten?
Neem contact op met Lotte Kok
Jongeren ontwikkelen kritische houding door gebruik Doe-kaarten
Probiblio ontwikkelde in 2023 samen met Bibliotheek AanZet en KITE Educatie Doe-kaarten. Dit zijn praktische kaarten die je in de bibliotheek of maakplaats als activiteit kunt inzetten voor jongeren om actief aan de slag te gaan met een thema of onderwerp. Door te experimenteren en de wereld om je heen te bevragen, neem je de doelgroep via creatieve activiteiten mee om een kritische houding aan te nemen.
Bibliotheek AanZet en creatief partner KITE Educatie ontwikkelden samen leerlijnen waar Doe-kaarten uit voortvloeiden. Probiblio creëerde hier bovenop nog twee extra leerlijnen: Taal van de toekomst en Digitaal burgerschap. Deze leerlijnen bevatten in totaal 10 Doe-kaarten met activiteiten. Elke kaart verwijst op het einde door naar de volgende kaart, waardoor jongeren geïnspireerd worden om het volgende kaartje ook te ‘doen’.
De kaarten zijn landelijk overgenomen in het programma Digitaal burgerschap. Ook staan de kaarten in de Bouwsteen Programmering als voorbeeld voor bibliotheken die met digitaal burgerschap aan de slag willen gaan.
Data-selfie
Een voorbeeld van een activiteit bij een Doe-kaart is dat jongeren een ‘data-selfie’ maken. Van allerlei materialen die zij om zich heen vinden en verzamelen, maken ze een collage, de data-selfie. Deze data vertelt iets over hen als persoon en dat maken ze door deze collage beeldend.
Joyce de Boer, adviseur digitaal burgerschap Probiblio: “De Doe-kaarten zijn uitgedeeld op de Inspiratiedag Digitale geletterdheid en de Landelijke Maakplaatsdag, waar positieve reacties op kwamen. Het vormde direct gesprekken tussen bibliotheekmedewerkers over de inzetbaarheid van de kaarten en de vragen zelf.”
Meer weten?
Neem contact op met Joyce de Boer
Opgave 3: Digitale geletterdheid
Wegwijs in de digitale wereld.
Digitalisering heeft impact op ieders leven. Daarom proberen bibliotheken kinderen en volwassenen wegwijs te maken in de digitale wereld en biedt Probiblio hen de gewenste ondersteuning. De digitale wereld is tenslotte overal om ons heen. Wij vinden het belangrijk mensen te motiveren om digitalisering te omarmen, zodat ze niet buiten de samenleving komen te staan.
Nieuw in 2023! Podcastserie ‘Probiblio maakt een ommetje met…’
Op 14 februari 2023 lanceerde Probiblio de podcast: ‘Probiblio maakt een ommetje met...’. Deze podcast, gericht op bibliotheekmedewerkers, biedt een mix van interviews, reportages en inzichten om de wereld van bibliotheken te verkennen en te verrijken.
‘Probiblio maakt een ommetje met...’ begon als een experiment vanuit het cluster Digitale Geletterdheid (team educatie) om podcasting te gebruiken als vernieuwend middel om kennis te delen, betrokkenheid aan te moedigen en taal en digitaal met elkaar te verbinden. Op deze innovatieve wijze wil Probiblio bibliotheekmedewerkers informeren en inspireren over actualiteiten en trends in de bibliotheekwereld. De podcast benadrukt de deskundigheid van Probiblio, stimuleert om aan de slag te gaan met de opgedane kennis en inzichten uit de afleveringen en nodigt uit om samen de verbinding aan te gaan met collega’s uit de bibliotheekbranche.
“Wat een leuk initiatief. Ik heb er een paar geluisterd, boeiend! Ik kom graag in contact om mijn ideeën te delen voor een aflevering.”
- Bibliotheekspecialist Bibliotheek IJmond Noord
Uitdagingen
Maike van Pelt, adviseur digitale geletterdheid bij Probiblio stond aan de wieg van de serie: “Het opzetten van de podcast bracht verschillende uitdagingen met zich mee, zoals het plannen van voldoende tijd voor voorbereiding om een goed format te ontwikkelen en de promotie.”
Probiblio maakte in 2023 twaalf afleveringen van ‘Probiblio maakt een ommetje met…’ die in totaal 1.195 keer zijn gedownload. Er zijn 616 unieke luisteraars bereikt.
De twee best beluisterde afleveringen waren:
- #5 De Lonkende Leestafel met de Bibliotheek AanZet: "Wij bouwen met jongeren aan zelfvertrouwen in lezen"
- #6 De kracht van verhalen: “Ze vertelde hoe ze haar leven in Aleppo in drie koffers had gestopt”
Het opzetten van de serie was een inspirerend en innovatief idee van diverse Probiblio collega’s. In 2024 wordt het idee verder uitgebouwd met als doel om niet alleen bij te dragen aan de deskundigheid van bibliotheekmedewerkers, maar ook te zorgen voor verbinding, inspiratie en vernieuwing binnen de sector. Iets waar Probiblio zich graag voor inzet.
Meer weten?
Neem contact op met Maike van Pelt
“IDO-hulp bieden is dankbaar maar niet echt makkelijk”
Privacy en het stellen van grenzen zijn niet echt sexy onderwerpen, maar wel heel belangrijk. Zeker ook in het Informatiepunt Digitale Overheid (IDO), waar bibliotheekmedewerkers mensen helpen met het regelen van hun persoonlijke zaken. Wat mogen zij wel en wat vooral niet? In opdracht van de Stichting Samenwerkende Provinciale Ondersteuningsinstellingen (SPN) ontwikkelde Probiblio in 2023 de training Privacy in het IDO.
De IDO-dienstverlening is nog relatief nieuw. Bibliotheken zoeken vaak nog naar de juiste invulling. In de praktijk ervaren bibliotheekmedewerkers dat mensen vergaande hulp nodig hebben bij het online regelen van zaken met de overheid. Mensen hebben moeite met de techniek, de taal en de manier van communiceren met de overheid. En omdat mensen soms zo vergaand geholpen moeten worden, kan het voorkomen dat medewerkers in aanraking komen met gevoelige persoonlijke gegevens zoals financiële, juridische en persoonsgegevens. In sommige gevallen worden medewerkers verleid tot het uitvoeren van privicay-gevoelige handelingen of het geven van advies.
Uitdagende materie
De training gaat in op die uitdagende materie. Samen met IDO-medewerkers wordt gesproken over de grenzen van de dienstverlening. Adviseur educatie Edo Postma: “Het gaat namelijk niet alleen om het verwerken van persoonsgegevens. Mensen die om hulp vragen vinden dat soms lastig, maar komen er echt niet zelf uit. IDO-medewerkers willen mensen goed helpen, maar lopen daarmee het gevaar grenzen te overschrijden en zaken te doen waar ze geen kennis van hebben. Daarmee nemen ze onbedoeld risico’s die de klant kunnen schaden. Inhoudelijke vragen dienen ze door te verwijzen naar samenwerkingspartners. Daarover gaat de training. De AVG is daar ook een onderdeel van.” Een van de deelnemers aan de training verwoordde het zo: “Het was fijn om te horen dat doorverwijzen ook helpen is.”
Edo: “De training is nu onderdeel van het landelijke pakket aan trainingen die de IDO-medewerkers en IDO-coördinatoren helpen bij het uitvoeren en inrichten van hun IDO-werkzaamheden. We hebben veel kant-en-klare oplossingen in de vorm van teksten die je zo in je privacybeleid en -statement kunt opnemen. In 2024 blijven we de training ook aanbieden. Daarnaast gaan we bibliotheken helpen om scherpe keuzes te maken en de afspraken op papier te krijgen.”
Meer weten?
Neem contact op met Edo Postma
Opgave 4: Strategie en beleid
De toekomst verlangt wendbaarheid.
Wat verwachten mensen van hun bibliotheek? Hoe geef je daar handen en voeten aan? Probiblio ondersteunt bibliotheken bij diverse organisatorische vraagstukken. Een continu veranderende wereld vraagt natuurlijk om wendbaarheid en innovatie. Met onze inzichten helpen we bibliotheken de juiste strategische keuzes te maken en adequaat beleid te formuleren.
Inzetten op verduurzaming
Steeds meer bibliotheken zetten in 2023 stappen op het gebied van verduurzaming van hun bedrijfsvoering. Om hen daarbij te helpen, organiseerde Probiblio een aantal goedbezochte inspiratiesessies en konden bibliotheken kennis en inspiratie opdoen via het initiatief van de Groene menukaart. Bovendien startte Probiblio in 2023 met de verduurzamingsimpuls om bibliotheken financiële ruggensteun te geven bij het verwezenlijken van hun duurzaamheidsambities.
Inspiratiesessies
Begin 2023 organiseerden we in samenwerking met PHI Factory – adviesbureau gespecialiseerd in verduurzaming – inspiratiesessies en trajecten op maat: ‘Van ambitie naar praktijk’. Samen met de deelnemende bibliotheken keken we naar de interne bedrijfsvoering en verduurzamingsmogelijkheden. Dit waren zowel organisaties die aan het begin staan van het verduurzamingstraject, bibliotheken die al stappen gezet hebben en ook de koplopers uit de branche.
Verduurzamingsimpuls
In de tweede helft van het jaar werd de verduurzamingsimpuls beschikbaar gemaakt. Hiermee krijgen bibliotheken tot € 10.000,- aan advieskosten vergoed om structurele verduurzaming van hun organisatie te realiseren. 17 bibliotheken meldden zich hiervoor aan, in 2024 voeren zij de plannen uit.
Netwerkbijeenkomsten
In het najaar organiseerde Probiblio, in opdracht van de provincies, twee Netwerkbijeenkomsten over verduurzaming, voor bibliotheken en hun gemeenten. Doel ervan was de samenwerkingsverbanden tussen gemeenten en bibliotheken te verstevigen en met elkaar het gesprek te voeren over dit belangrijke thema.
Groene menukaart
In 2023 kwam ook de Groene menukaart tot stand, het resultaat van een samenwerking tussen De Groene Grachten, de provincie Noord-Holland, Metropoolregio Amsterdam en Probiblio. Bibliotheken hebben daarmee een uitgebreide kennisbank tot hun beschikking met informatie over het verduurzamen van (onder andere) het bibliotheekgebouw. Ze vinden er zowel snelle tips als ideeën over een grote verbouwing en ook staan er handige financieringsmogelijkheden en inzichten in regelgeving beschreven.
Meer weten?
Neem contact op met Jasper Poortvliet
In deze animatievideo zie je wat het keurmerk Duurzaam Gastvrij inhoudt en hoe je het duurzaamheidscertificaat kan behalen.
“SPUK zorgt voor een toekomstbestendige bibliotheek”
Het jaar 2023 stond voor veel bibliotheken in het teken van de SPUK-regeling: de aanvraag rondom extra gelden in het kader van de zorgplicht van gemeenten om een bibliotheekvoorziening te hebben. Probiblio ondersteunde bibliotheken bij de aanvraag en ontwikkelde een toolkit, werksessies en een inspiratievideo.
Op twee momenten – aan het einde van het voorjaar en in het najaar van 2023 - konden gemeenten een SPUK-aanvraag doen. Met het oog op de aanstaande wettelijke zorgplicht van gemeenten voor een kwalitatief goede bibliotheekvoorziening waren er voor gemeenten SPecifieke UitKeringen beschikbaar om de eigen voorziening te versterken door het openen van vestigingen in plaatsen en wijken zonder een bibliotheek, het doorontwikkelen van beperkte vestigingen en het uitbreiden van bemande openingstijden. Voormalig staatssecretaris Gunay Uslu stelde daarvoor 56 miljoen euro beschikbaar.
Goed gebruik gemaakt
Het totaal van de aanvragen viel hoger uit, dus er is goed van de regeling gebruik gemaakt. Voor het opzetten of uitbreiden van een vestiging kon € 440.000 aangevraagd worden, voor het uitbreiden van openingsuren van bestaande voorzieningen € 220.000. Toekenning van de gelden vond plaats aan de hand van een puntensysteem, verbonden aan omgevingsfactoren die pleitten voor een sterke lokale bibliotheekvoorziening, bijvoorbeeld een hoog percentage laaggeletterden.
Advies
Probiblio ondersteunde met extra middelen van OCW, gemeenten en bibliotheken bij het informeren over de regeling en het opstellen van de aanvragen en bijbehorende begrotingen. Netwerkadviseur Dick van Tol: “Bij het eerste moment in het voorjaar gebeurde dat door middel van individueel advies. In het najaar zijn er bijeenkomsten georganiseerd, waarbij koppels van vertegenwoordigers van gemeente en bibliotheek onder begeleiding van met name financieel deskundigen de aanvraag opstelden. Ter inspiratie werd een filmpje gemaakt waarin bibliotheekdirecteuren vertelden wat ze met de gelden hebben gedaan en met welk resultaat.”
“Het is mooi dat we met de SPUK-gelden kunnen zorgen voor een toekomstbestendige bibliotheekdienstverlening. De dienstverlening van Probiblio heeft hierbij geholpen.” Victor Thissen, directeur bestuurder Bibliotheek de Boekenberg en Bibliotheek Zuid-Hollandse Delta.
In 2024 biedt Probiblio ondersteuning bij het opstellen van de verantwoording en financiële rapportage. Het voor de SPUK-regeling vrijgemaakte bedrag blijft structureel voor bibliotheekwerk beschikbaar en wordt op termijn uitgekeerd via het Gemeentefonds.
Meer weten?
Neem contact op met Marcel Ruarus
Bekijk in deze video hoe de SPUK-regeling bijdraagt aan het realiseren van toekomstgerichte bibliotheken.
De impact van vrijwilligers zichtbaar maken
Bibliotheken kunnen niet zonder de inzet van vrijwilligers. Maar welke impact maken onze vrijwilligers precies? En wat kost hun inzet? Om deze zaken beter in beeld te krijgen, ontwikkelde Probiblio in 2023 samen met Bibliotheek Velsen een Theory of Change (TOC)* en met adviseurs van De Nieuwe Bibliotheek, Biblionet Groningen en Rijnbrink een rekenmodel.
“Vrijwilligers krijgen andere taken en hun inzet wordt geprofessionaliseerd. Bibliotheken realiseren zich steeds vaker dat je het er niet even bij doet,” zegt Maaike Verhoeven, HRD-adviseur bij Probiblio. “Bibliotheken hebben behoefte aan inzicht en met deze tools krijgen ze dat.”
Waarde
De waarde van vrijwilligers kun je op twee manieren aantonen: de maatschappelijke waarde en de financiële waarde. De maatschappelijke waarde van vrijwilligers is te bepalen aan de hand van de Theory of Change. Hierin worden de activiteiten die vrijwilligers uitvoeren uitgewerkt naar korte en lange termijn effecten en maatschappelijke impact.
Martijn Aerts, coördinator vrijwillige inzet bij Bibliotheek Velsen: “We maakten eerst een meetplan, dat bestaat uit gesprekken met vrijwilligers, vrijwilligers- en medewerkersonderzoek en de zelfevaluatie in het kader van het keurmerk Goed Geregeld. Dit plan wordt integraal onderdeel van het vrijwilligersbeleid en we willen dit in 2024 uitvoeren.”
Rekenmodel
Voor een benadering van de financiële waarde kunnen bibliotheken gebruikmaken van een rekenmodel, waarbij inzichtelijk wordt wat de inzet van vrijwilligers kost én oplevert. Beide instrumenten zijn bedoeld om het gesprek over de inzet van vrijwilligers op gang te helpen, intern maar ook extern met de gemeente.
“Samen met Bibliotheek Velsen ontwikkel ik in 2024 het meetplan van de TOC verder,” zegt Maaike.
*Een TOC is een concreet verandermodel dat stapsgewijs laat zien hoe een organisatie door bepaalde activiteiten uit te voeren, veranderingen kan bereiken.
Meer weten?
Neem contact op met Maaike Verhoeven
Mystery guests op bezoek bij bibliotheken
In 2023 ontstond het project Mystery guest. De naam zegt het al: deelnemende bibliotheken krijgen mystery guests op bezoek in een van de vestigingen. Het doel? Duidelijk maken hoe klantgericht de bibliotheek écht is en hoe de ‘guests’ een bibliotheekbezoek ervaren. Het is waardevolle informatie voor bibliotheken om te achterhalen waarin ze uitblinken, maar ook waar nog verbeterpunten zitten.
De aanleiding voor het project was dat het echte ‘denken vanuit de klant’ nog niet voor iedereen vanzelfsprekend is. Het kan best lastig zijn om als bibliotheekmedewerker je eigen bibliotheek te bekijken vanuit de ogen van een klant. Een mystery guest heeft die frisse, onbevooroordeelde blik wel. Zij koppelden na hun bezoek hun (klant)ervaringen terug aan de bibliotheek aan de hand van een meetlat, maar ook met bezoekverslagen.
Probiblio heeft het project vanuit subsidie kunnen faciliteren voor 7 bibliotheken. Voordat het onderzoek echt van start ging, merkten enkele bibliotheken al dat ze bewuster nadachten over de klantgerichtheid. Zo ontstonden er al verbeteringen voordat de mystery guests überhaupt een voet over de drempel van de bibliotheek gezet hadden!
Vaak werden de mystery guests hartelijk ontvangen: “Deze warme ontvangst gaf ons direct het gevoel dat we meer dan welkom waren. Het was heel professioneel en enthousiast.”
Aandachtspunten
De mystery guests gaven de bibliotheken gemiddeld een 8.9. We zagen dat proactief klantgericht zijn een belangrijk aandachtspunt is voor de meeste deelnemende bibliotheken. In sommige vestigingen moesten de mystery guests echt op zoek naar een medewerker om een vraag aan te stellen.
Bibliotheek IJmond Noord was blij met de resultaten: “De mystery guests hebben ons op heel veel punten beoordeeld. Dat biedt kansen om onze service, aanbod, programmering en inrichting te verbeteren. We kregen goede cijfers! Het is voor ons team belangrijk om op deze manier te ervaren dat we de hoge kwaliteit van dienstverlening halen die we graag willen bieden. Met dit onderzoek is dat bevestigd. De collega’s zijn trots op het resultaat!”
Halverwege 2024 organiseert Probiblio een terugkomdag, waarbij de bibliotheken met elkaar kunnen delen wat ze met de resultaten hebben gedaan en tips uitwisselen rond het vergroten van klantgerichtheid op de bibliotheekvloer. Ook komt er in 2024 een tweede ronde van dit onderzoek waaraan 8 nieuwe bibliotheken deelnemen.
Meer weten?
Neem contact op met Monique van der Loo
Opgave 5: De effectieve bibliotheek
De weg naar professionaliteit.
Om maatschappelijke waarde te creëren is professionaliteit een belangrijke voorwaarde. Probiblio voegt de daad bij het woord. Door processen te stroomlijnen en organisaties efficiënter in te richten, boeken we aantoonbaar resultaat. Een professionele bibliotheeksector leidt tot meer werkplezier, meer financiële armslag en een grotere klanttevredenheid.
Vernieuwde Monitor Collectie Noord- en Zuid-Holland
In 2023 verscheen voor het eerst een gezamenlijke Monitor Collectie voor de bibliotheken in Noord- en Zuid-Holland. De monitor bevat een schat aan informatie over de collecties en het gebruik ervan. Bibliotheken kunnen de gegevens over de eigen collectie vergelijken met de gegevens over de collecties van alle andere bibliotheken. De monitor biedt daarmee houvast bij het maken van keuzes en beleid op het gebied van collectievorming en -sanering.
De monitor geeft inzicht in ontwikkelingen op het gebied van uitleningen (fysiek en e-books), reserveringen, titelspreiding en diversiteit van de collectie, actualiteit van de collectie en abonnementen. De data bestrijken de jaren 2019 tot en met 2022.
Een greep uit de cijfers:
- Het aandeel van de collectie dat ouder is dan tien jaar varieert van 3% tot 30%
- Het aandeel unieke titels binnen de collectie varieert van 97% tot 33%
- De levertijd van reserveringen is dit jaar verbeterd, maar de provinciale norm (95% binnen 6 weken) wordt nog steeds maar door 7 van de 34 bibliotheken behaald
- Leden van Bibliotheek Krimpenerwaard lenen het meest
“De collectie sluit goed aan bij de vraag; ze vinden wat ze zoeken en lenen daardoor veel. De scholen in het werkgebied die regelmatig op een pas van de klas komen lenen dragen bij aan een goed gebruik van de collectie en de bekendheid met de bibliotheek. Jeugd krijgt het bezoek aan de bibliotheek met de paplepel ingegoten. Deelname aan het Interbibliothecair Leenverkeer (IBL) binnen het Wise systeem van Probiblio en de brede collectie van het netwerk in zijn geheel is voor Bibliotheek Krimpenerwaard een groot voordeel.” Gerda Blok, collectiespecialist Bibliotheek Krimpenerwaard
Nieuw in de monitor van 2023 is de toevoeging van veelgestelde vragen (FAQ’s). Deze plaatsen de cijfers in context, geven dieper inzicht in de verschillende onderwerpen en bevatten tal van adviezen voor verbetering. De monitor bevat ook interviews met specialisten, over onder andere de nieuwe opleiding collectioneren, reserveringen, communities, saneren en boetevrije abonnementen.
Meer weten?
Neem contact op met Cees Kremer of Marjolein van der Steen
De Bieb voor de Zaanstreek sluit aan op Wise-platform
In november 2023 sloot De Bieb voor de Zaanstreek aan op het Wise-platform van Probiblio. Dat betekent dat Probiblio inmiddels voor 31 van de 37 openbare bibliotheken in Noord- en Zuid-Holland het applicatiebeheer verzorgt.
De bibliotheek maakte al gebruik van het bibliotheek-automatiseringssysteem Wise. Na een eerdere overstap naar hostedWise nam de bibliotheek begin 2023 het besluit om ook het functioneel beheer uit te besteden. Een belangrijke reden was onder meer de naderende pensionering van de IT-staffunctionaris van de bibliotheek.
De eerste verkennende gesprekken tussen Probiblio en de bibliotheek werden gevoerd in februari. Toen is ook meteen een planning voor de overstap naar Probiblio opgesteld. Herman Klaassen, applicatiebeheerder bij Probiblio bevestigt het belang van een haalbare planning: “Je ziet vaak dat de planning bij IT-projecten niet gehaald wordt en de deadline telkens opgeschoven wordt. Dat was bij deze migratie absoluut niet het geval. Leverancier OCLC heeft natuurlijk heel veel ervaring met het doen van migraties en bij Probiblio zijn we er inmiddels ook aardig bedreven in. Het is natuurlijk best een hele klus, maar we vinden het allemaal leuk om te doen en zijn er niet bang voor.”
Transitie
Dat de transitie naar het Wise-platform van Probiblio veel afstemming en overleg vergde, om ervoor te zorgen dat alles goed en foutloos verliep, beaamt ook Geert-Jan Bekman, werkzaam bij De Bieb voor de Zaanstreek als staffunctionaris IT: “In de voorbereiding hebben we met elkaar gesproken over hoe onze situatie is en hoe dat dan kan worden ingepast in het systeem van Probiblio. We zijn natuurlijk altijd een zelfstandige bibliotheek geweest die eigen keuzes maakt. Je kunt na het bijladen nog steeds veel zelf, maar een aantal andere dingen is gestandaardiseerd bij Probiblio of kan ik niet zelf instellen. Dat is voor mij als functioneel beheerder een nieuwe manier van werken, maar de medewerkers van de bibliotheek hebben eigenlijk helemaal niet zoveel gemerkt van het hele proces. Voor hen was het allemaal heel eenvoudig.”
De aansluiting op het Wise-platform was voor de bibliotheek én de afdeling Automatisering en Digitalisering van Probiblio het afgelopen jaar een grote operatie waar heel veel werk in is gestoken. Geert-Jan Bekman is blij dat alles vlekkeloos is verlopen en de deadline is gehaald: “Er zijn eerst twee proefconversies geweest. Ik verwachtte daar heel veel uit te halen, maar ik vond bijna niks. Ook nu we draaien op het systeem van Probiblio kom ik niks tegen. Het is hartstikke goed gegaan en het is een hele vlotte en fijne samenwerking geweest.”
Meer weten?
Neem contact op met Herman Klaassen
Meer verhalen uit 2023
Operatie Zandzakken succesvol tegen cyberaanvallen
Na cyberaanvallen op twee bibliotheken in het werkgebied van Probiblio is het duidelijk dat ook bibliotheken informatieveiligheid uiterst serieus moeten nemen. Een dergelijke hack is een drama voor de getroffen bibliotheek, maar leidt ook tot imagoschade voor de hele branche. Daarom ging in de zomer van 2023 de zogenaamde ‘Operatie Zandzakken’ van start.
Alle bibliotheken in Noord- en Zuid-Holland ontvingen van Probiblio een toetsingslijst waarmee ze konden nagaan of de 22 belangrijkste maatregelen op het vlak van privacy en informatieveiligheid al genomen zijn in hun bibliotheek. Daarbij konden zij een beroep doen op de expertise van zelfstandig adviseur Privacy & Informatieveiligheid, Nathan Speekenbrink. Niet alleen voor het nalopen van de lijst, maar ook voor het uitvoeren van maatregelen die nog niet waren genomen.
Maatregelen
Het resultaat van deze ‘Operatie Zandzakken’ was dat rond de jaarwisseling vier bibliotheken alle benodigde maatregelen hadden genomen om de kans op een cyberaanval flink te beperken, 28 bibliotheken op weg zijn naar dat resultaat en de overige vijf binnen afzienbare tijd ook aan de slag gaan. Een enkele bibliotheek gaat in op het aanbod om de toetsingslijst door Nathan Speekenbrink te laten (dubbel)checken: zijn de maatregelen daadwerkelijk genomen, zoals een eigen IT’er of de externe IT-dienstverlener zegt?
“Operatie Zandzakken maakt ons nog alerter en helpt ons in het gesprek met onze IT-partner.”
Kevin de Kok, adjunct directeur DOK Delft
Operatie Zandzakken zorgde er in 2023 voor dat de ergste cybersecurity-gaten geïdentificeerd en gedicht werden. Een logisch vervolg hierop is in voorbereiding: Operatie Dijk. Daarmee kunnen bibliotheken in het voorjaar van 2024 van start gaan en leggen ze de basis voor:
- structurele bescherming tegen cyberincidenten, deels technisch maar vooral organisatorisch
- structurele compliance met de AVG
- structurele versterking van het vertrouwen bij gebruikers en partners
Operatie Dijk wordt in afstemming met SOOB en BOZH opgezet en uitgevoerd en sluit aan bij een landelijk project van de VOB rond informatieveiligheid.
Meer weten?
Neem contact op met Dick van Tol
Probiblio opnieuw gecertificeerd
Net als in 2019 werd Probiblio ook in 2023 weer onder de loep genomen door de auditoren van het CBCT voor de norm Kwaliteit in Beeld. Met een positief resultaat want we zijn we voor de komende vier jaar gecertificeerd! We zijn er trots op dat de auditoren, net als vier jaar geleden, een positief oordeel hadden over de toekomstbestendigheid van Probiblio en de maatschappelijke impact die we genereren.
De certificering wordt elke vier jaar uitgevoerd en toetst de kwaliteit en toekomstbestendigheid van de organisatie op zeven certificeringsnormen.
Eind november spraken de auditoren met managers en medewerkers van Probiblio, de voorzitter van de Raad van Toezicht, de beleidsambtenaren van de provincies Noord- en Zuid-Holland, de voorzitters van SOOB en BOZH en met de voorzitter en secretaris van de ondernemingsraad. Hierna keken we vol spanning uit naar het auditrapport.
Positief
Het oordeel van de auditoren was heel positief. Van het maximaal te behalen aantal punten van 84, scoorde Probiblio er 77. Het eindrapport roemt Probiblio voor ‘een open en transparante relatie met de provincies, de bibliotheken en andere stakeholders, zoals in het culturele vlak binnen de provincies’ en ‘de flexibele en proactieve wijze van reageren op de ontwikkelingen en het initiatief om de maatschappelijke waarde (en die van de bibliotheken) verder op de agenda te zetten’.
Ook onze directeur-bestuurder, Frans Bergfeld was blij met het resultaat en de mooie woorden in het rapport: “Dit resultaat hebben we mede behaald dankzij de bijdrage van ons netwerk. Dat waarderen we zeer. Op naar een goede verdere samenwerking, waarin we gezamenlijk werken aan het versterken van de maatschappelijke waarde van bibliotheekwerk!”
Meer weten?
Neem contact op met Silvia Settels
Cijfers
Cijfers medewerkers Probiblio
Cijfers 2023
Let op: Nog geen accountantscontrole toegepast
Cijfers bibliotheken in werkgebied
Bibliotheken Noord-Holland
Bibliotheken Zuid-Holland
Bron: www.bibliotheekatlas.nl
Cijfers Logistiek
De Ondernemingsraad in 2023
De ondernemingsraad zette zich ook in 2023 weer (pro)actief in voor een Probiblio waar medewerkers op een gezonde wijze, met plezier en in prettige samenwerking de bibliotheken ondersteunen. We bewaken en borgen de betrokkenheid en waardering van alle collega’s. Ook zijn we alert op de ontwikkelingen om ons heen, en wat deze voor Probiblio en haar medewerkers betekenen. Zo werken we, samen met de directie, aan een toekomstbestendig Probiblio.
De OR ontving in 2023 drie instemmingsverzoeken van de directeur-bestuurder:
- Instemmingsverzoek Aanstelling Vertrouwenspersoon
- Instemmingsverzoek Vitaliteitspact
- Instemmingsverzoek Regeling Vrijwilligerswerk
In alle gevallen stemde de OR in met de verzoeken. De OR spreekt haar erkentelijkheid uit voor het feit dat veel van de adviezen van de OR zijn opgenomen in de definitieve versies.
Onderwerpen
De ondernemingsraad voerde in 2023 zeven keer overleg met de directeur-bestuurder. Belangrijke onderwerpen van gesprek waren onder andere: Samen Digitaal Innoveren (het ‘aanbestedingstraject’ bibliotheekautomatisering), het medewerkersonderzoek, de certificering en duurzaamheid. Met vaste regelmaat ontving de ondernemingsraad rapportages over de formatie, ziekteverzuim en tijdelijke inhuur, en informatie vanuit de diverse gremia in de bibliotheekbranche. De OR spreekt haar waardering uit voor de prettige samenwerking met de directeur-bestuurder en de open wijze waarop de overlegvergaderingen verlopen.
Eind november spraken de voorzitter en secretaris van de OR met de auditoren van het CBCT, ten behoeve van de certificering. In dit gesprek werden zaken als de vergaderstructuur- en frequentie en de samenwerking met de directeur-bestuurder besproken. In het voorjaar van 2023 volgde de OR een tweedaagse cursus. Ook de directeur-bestuurder nam deel aan (een gedeelte van) de tweede cursusdag.
Door het vertrek van een aantal OR-leden ging in 2023 ook veel aandacht uit naar het werven van nieuwe leden. In het najaar trad collega Aniek van Son, adviseur educatie, toe tot de OR. Het streven is om in 2024 weer op volle sterkte te zijn.
OR-leden per 31 december 2023:
- Fabienne Mokken (Organisatieadvies), voorzitter
- Aniek van Son (Educatie), vice-voorzitter
- Stefan Hoegen, (Communicatie), secretaris
- Sam Doeven (Logistiek & Collecties)
- Paul de Leeuw, tot eind 2023 (Bibliotheekautomatisering & Digitalisering)
- Secretariële ondersteuning: Roos Schilder
Meer weten?
Neem contact op met Fabienne Mokken
De Raad van Toezicht in 2023
De Raad van Toezicht in 2023
De Raad van Toezicht (RvT) van Probiblio houdt toezicht op het bestuur en adviseert en ondersteunt de directeur-bestuurder.
Terugblikkend op 2023 wijst voorzitter Yvonne Walvisch-Stokvis allereerst op de certificering: “Om zo kort na aantreden binnen de Raad van Toezicht van Probiblio deel te nemen aan een audit gaf de nodige spanning, maar heeft mij een ruimere blik gegeven op wat de organisatie doet en hoe goed het gaat. De positieve uitkomst spreekt boekdelen en namens de RvT heb ik hiervoor mijn waardering uitgesproken richting de gehele organisatie.”
In 2023 overlegde de RvT vier keer met de directeur-bestuurder. Yvonne Walvisch-Stokvis: “De oprichting van een nieuwe rechtspersoon plus de aanbesteding van de bibliotheekautomatisering heeft onze grote belangstelling. Hetzelfde geldt voor het nieuwe Meerjarenplan (MJP) dat in 2024 wordt opgesteld. We hebben het medewerkersonderzoek besproken. Ook hebben we de Ondernemingsraad gesproken en bij hen aangegeven dat we beleid rondom Diversiteit en Inclusie belangrijk vinden.”
De RvT is ook verantwoordelijk voor de kwaliteit van het eigen functioneren, neemt de statuten in acht en werkt volgens de principes van de Governance Code Cultuur. In 2023 heeft de RvT een zelfevaluatie gedaan: “Geconcludeerd is dat we - als grotendeels nieuwe RvT - prettig samenwerken, zowel onderling als met de bestuurder. Op een aantal thema’s willen we in 2024 zaken nader tegen het licht houden. Dit jaar zullen we de audit onder externe begeleiding doen.”
De voorzitter van de RvT is optimistisch gestemd over de toekomst van Probiblio: “De bibliotheeksector heeft de wind in de zeilen. Dat geldt ook voor Probiblio: een financieel robuuste organisatie die de toekomst met vertrouwen tegemoet kan zien. Met veel belangstelling kijk ik uit naar de verdere ontwikkelingen in de sector, het nieuwe Meerjarenplan én natuurlijk naar de samenwerking met de organisatie en de collega’s in de RvT.”
Samenstelling van de Raad van Toezicht
De leden van de RvT zijn afkomstig uit het openbaar bestuur, not-for-profitorganisaties en het bedrijfsleven. De volgende personen maakten in 2023 deel uit van de RvT van Probiblio:
Mevrouw Yvonne Walvisch-Stokvis (voorzitter) (per 1-1-2023)
De heer Pablo van Klinken
Mevrouw Merida Steba
De heer Enes Güven (per 1-1-2023)
Mevrouw Ellen Sinnige (per 1-1-2023)
De heer Marten Elkerbout (tot 1-10-2023)
Colofon
Probiblio
Spicalaan 55
2132 JG Hoofddorp
023 55 46 100
www.probiblio.nl
Coördinatie: Yvette Hazebroek
Eindredactie: Annemarie Clay
Interviews: Lara Freeling, Stefan Hoegen,
Martine van Blaaderen en Yvette Hazebroek
De ondersteuning van het openbare bibliotheekwerk door Probiblio in Noord- en Zuid-Holland is mede mogelijk dankzij substantiële subsidies van de provincie Noord-Holland en de provincie Zuid-Holland.